Proiectare automatizată și relații client
Profilul de client:
Companie mică care activează în domeniul proiectării (o vom denumi în cadrul acestui profil: ABC Projects), care necesită optimizarea proceselor de proiectare și gestionarea eficientă a relațiilor cu clienții.
Descriere generală
ABC Projects este o firmă mică specializată în servicii de proiectare, autorizare și post-autorizare. Unul dintre clienții principali ai ABC Projects este Construct Civil SRL, o companie activă în domeniul dezvoltărilor imobiliare.
Firma se concentrează pe furnizarea de soluții eficiente pentru gestionarea proiectelor complexe, inclusiv blocuri de locuințe și spații medicale.
Nevoi și Provocări:
Optimizarea proceselor interne
ABC Projects trebuie să eficientizeze procesele de ofertare și contractare pentru a reduce timpii de răspuns și a crește rata de conversie a ofertelor.
Gestionarea relațiilor cu clienții
Compania se confruntă cu provocări în gestionarea relațiilor cu clienții săi, cum ar fi Construct Civil SRL, necesitând o comunicare mai fluidă și eficientă pe tot parcursul proiectului.
Monitorizarea procesului de autorizare
ABC Projects are nevoie de un control mai bun și monitorizare în timp real a procesului de autorizare a proiectelor, pentru a gestiona eficient eventualele blocaje cu autoritățile publice.
Obiectivele implementării ERP
Automatizarea fluxurilor de lucru
Implementarea unui ERP care să automatizeze procesele critice, reducând erorile și economisind timp.
Îmbunătățirea eficienței operaționale
Optimizarea timpilor de răspuns și a fluxului de documente pentru a spori productivitatea generală.
Control în timp real
Monitorizarea continuă a progresului proiectelor și a stadiului de autorizare pentru o mai bună gestionare a resurselor și a termenelor.
Beneficii anticipate
Creșterea productivității
Automatizarea proceselor va permite companiei să gestioneze mai eficient proiectele, crescând astfel productivitatea.
Relații mai bune cu clienții
O gestionare eficientă a relațiilor cu clienții și a proceselor interne va îmbunătăți experiența clientului și va consolida parteneriatele existente.
Prezentare generală a modulelor ERP
Scopul principal al acestui ERP este de a ajuta companiile în gestionarea tuturor resurselor și activităților care se desfășoară în interiorul acesteia, oferind instrumentele necesare adaptate pe profilul companiei pentru a centraliza toată activitatea acesteia.
Sistemul are o construcție modulară, companiile putând alege modulele specifice de care au nevoie, după cum urmează:
Creare campanie
În Configurator ERP se setează compania ABC Project SRL, unde se setează datele de identificare, cota de TVA, moneda de referință, valuta la care se face raportarea, logo etc si se setează multi-brand-ul (se alege cromatica între Business și Custom), în cazul aplicat clientul a optat pentru folosirea cromaticii Business
Se stabilesc departamentele din cadrul proiectului și utilizatorii cu drepturi: responsabil, supervisor si watcher
Flux de introducere a datelor
Configurare Financiara
În modulul FIN se setează seteaza datele financiare pentru raportări financiare ale proiectului
Configurarea unui client în modulul CRM
Introducerea datelor despre client în modulul CRM / Contacte
Configurarea unui partener / sub-contractor
Introducerea datelor despre client în modulul AI / Parteneri
Configurarea Structurii de proiect
Introducerea datelor despre proiect în modulul AI / Project structure pentru a evidentia etapizarea derulării întregului proiect precum si previzionarea veniturilor si cheltuielilor.
Pe baza acestei structuri se obține o diagrama Gant estimată.
Setare șablon oferte personalizate și contract simplu
În Configurare ERP / Șablon documente se creează tiparul de Document (dacă nu este creat încă un tipar. Dacă este deja creat se utilizează acel șablon nemaifiind necesară parcurgerea acestei etape). Subliniem că orice tip de document generabil din sistem este multilanguage
Nomenclator articole
seseteaza tipul de produs care se oferteaza: poate fi un produs fizic, servicii etc. Pe baza acestui articol se pot seta stocuri de produs. In studiul de fata, acest tip de articol este reprezentat de Servicii.
Creare Oferta personalizata
pe baza sablonului setat în configurator ERP se urmeaza pasii de creare document
Generare PDF
Se genereaza PDF-ul ofertei si se trimite pe e-mail din sistem, dacă se alege opțiunea
Urmărește statusul ofertelor
În modulul CRM / Pipeline se urmărește statusul ofertelor înaintate de către companie: oferta acceptata, oferta în așteptare, oferta respinsa etc
Generare ofertă
Generare Oferta personalizată si transmitere catre Client in Modulul CRM / Oferte: pe baza sablonului de documente, alegem tipul de Oferta prestabilit și înaintăm către client
Generare contract si transmitere catre client
in Modulul CRM / Contracte: odata Oferta acceptata de catre Client, se întocmește contract pentru prestări servicii: pot fi doua moduri de întocmire a unui contract:
Contract personalizat conform sablonului de contracte din configurator ERP
Se creaza un nou contract pe Client
În Pipeline se urmăresc statusurile contractelor, similar ca la oferte
Setează milestone-ul proiectului
în Configurator ERP se seteaza Milestone-urile proiectului, conform Project structure estimat la ofertare in modulul AI.
Creează sarcina
Pe baza acestor Milestone-uri se seteaza task-uri în modulul AI / Timeline activități pentru departamente si utilizatorii implicați în derularea proiectului definite la punctul 4: Creare Companie
Taskuri & Notificări
Din momentul alocarii de task-uri / sarcini catre responsabili desemnati, sistemul trimite notificări automate prin opțiunea Notifica către cei presetati sa primeasca aceste instiintari de derulare a proiectului: responsabili, supervisori si / sau Client.
Notificare
Notificarea automată trimisă de sistem va fi însoțită în atașamentul de e-mail de Diagrama Gantt și Etapizarea proiectului pe Milestone-uri.
Setare proiect pe Milestone-uri
Inregistrare facturi proiect
în modulul FIN se inregistreaza unde se inregistreaza facturile de avans, venituri sau / și cheltuieli
Generare contract și transmitere către client
in Modulul CRM / Contracte: odata Oferta acceptata de catre Client, se întocmește contract pentru prestări servicii: pot fi doua moduri de întocmire a unui contract:
Se pot alege trei tipuri de detaliere financiara a rapoartelor:
Analitic 1
Analitic 2
Sintetic
Rapoartele pot fi generate in mai multe moduri:
Data de raportare financiara:
Cursul din ziua precedenta raportării
Cursul din ziua raportării
Cursul din ultima zi a lunii precedente
Cursul din ultima zi a anului fiscal
Cursul din ziua precedenta raportării
Sistem multi-valută:
Doar in moneda de referinta (in studiul nostru: RON)
Doar în valuta aleasă (in cazul nostru: EUR, se poate alege orice alta valuta de referință, așa cum a fost setat la punctul 4 – Creare Companie)
În ambele monezi setate in sistem: RON si EUR
OBȚINE UN DEMO
Descoperă soluția noastră „end to end” pentru managementul companiilor creat pentru a vă organiza, centraliza și optimiza afacerea!
PARTENERII NOȘTRI
Colaborăm cu companii de top din diverse industrii pentru a furniza soluții inovatoare de consultanță și management al afacerilor care conduc la succes.
DIGITAL AGENCY
Wavertise este o agenție care de peste 6 ani lucrează cu companii pentru a le construi și îmbunătăți prezența în piață prin produse și servicii digitale precum: branding, marketing și dezvoltare web.
SOFTWARE SOLUTIONS
Raisis Software crează sinergie între resursele umane și resursele digitale din compania ta. Folosind soluțiile lor digitale personalizate, puteți eficientiza procesele interne ale companiei dvs.